專案管理新思維

樹德科技大學教授 蔡武德

  市場的競技是千變萬化,有重覆發生的問題其影響範圍限於企業可以解決的,也有從未發生的挑戰課題,其影響範圍國際甚至於全球性公益和公害,例如近年來所發生的情況:中國毒奶事件 、華爾街金融品牌信心危機、美國衍生性商品的信心危機、Sony 手提電腦電池品質危機等。其中 Sony公司高層主管並於2006年10月24日在東京就筆記本電池故障鞠躬道歉。中國營銷傳播網 ( 2006年9月28日)也指出 國際品牌的危機源源不斷,如雀巢、肯德基、哈根達斯、本田雅哥、戴爾、賓士、SK-Ⅱ、倩碧、蘭蔻、迪奧和雅詩蘭黛等品牌陸續發生品牌危機。因此企業社會公益不應只是追求利益,更應善盡企業責任,例如:環境保護、社會責任、社會服務、公義活動、照顧員工、就業機會創造等。

  企業經營面臨新時代的挑戰,而產生產經議題的變革包括:網路化、世局政經波動大、高失業率、低出生率、氣候變動大、微利、產品生命週期短、通貨膨脹、通貨緊縮、原物料價格變動大、匯率變動大、等等,也導致市場競爭激烈而使企業經營風險增加,延伸的企業經營的日常議題包括:高效率、快速、目標整合管理、組織整合管理、產品或服務創新、產品品質、知識經濟、靈活應變、組織彈性、方法彈性、垂直整合或水平整合等。

  更重要的是附加以前未曾發生議題,其處理方式不是依既有商業模式解決問題,而是挑戰課題提出前所未有的專案方式,也就是專案管理採取創新思維與創新模式與對策。在全球競爭的今天,如果企業希望提高獲利能力,持續維持競爭優勢,那麼就一定要有完備的經營管理模式。特別是全球化市場的高度不確定性,沒有方法的土法鍊鋼,會讓企業永續經營的夢想遙不可及。經營管理過程的複雜性和動態性,如果沒有一套完整的經營管理架構,來整合所有企業人員的思維和行為模式,經營管理過程就很容易淪為解決溝通協調問題,而不是所有成員努力挑戰課題一致為客戶與社會大眾的需求以及企業的目標全速邁進。

  緣此,本文旨在於,以專案管理處理企業經營中三種關鍵性策略包括研發專案策略、行銷專案策略和經營專案策略,提供企業面臨經營結合企業公益的課題:

一、研發專案策略

  產品研發創新的重要性已經是企業管理者的共識,重點是如何進行?用什麼方法進行?雖然解決的辦法各有不同,然導入產品生命週期管理 (PLM, products life cycle management)) 也受到許多企業重視並導入,可是,實務上看到一些企業把 PLM 視為軟體系統導入,甚至花了數千萬甚至上億的預算引進,無論是產品研發或產品行銷都有其專業的管理流程與架構,並不是光有 PLM 就可以達到企業的產品生命週期管理,就產品生命週期管理應包括:產品研發的部份:包括三大主要流程及 18 大步驟:

產品概念:包括機會辨識、機會分析、構想產生、構想選擇、概念定義。

  這個階段最主要的功能是找到產品的機會,經過層層評估與分析,找到有價值的產品或市場,然後交由產品研發的專案發起人,發出一份正式的專案 / 產品授權書,指派一位產品研發專案經理,授權專案經理動用組織資源,以產品研發流程結合專案管理流程,帶領專案團隊將執行計劃展開,送交發起人等高層審查及批准,透過執行、控制、結束,以最快的速度,最低的成本達到目標。專案經理及發起人最終要評比專案的團隊及各人績效,並做最後結案的獎或罰。

產品發展:包括概念設計、系統分析、初步設計、細部設計、原型製作、產品測試。

  這個階段最主要的功能是將實際產品做出來,國內企業在這一階段算是強項,只是大多數的企業尚未建立完善的制度,大都以經驗式的管理為主,因此成功與否較不易預測,憑的是運氣、產品的專業能力或個人的特質。

產品上市:包括上市規劃、廣告規劃、通路規劃、廣告宣傳、人員訓練、產品銷售、銷售評估。

  這個階段最主要的功能是將產品有計劃及步驟銷售到既定的市場,透過產品上市的流程,有規律的把產品銷售出去,獲取更可預測的結果,這個階段是國內企業最困難的地方,主因於企業規模不夠大、缺乏通路與品牌,無論如何,產品再好如果沒有做好上市規劃,產品肯定無法得到好業績。

二、行銷專案策略

  專案管理五步驟結合行銷五大主要流程成為行銷策略知識體系分述如下:

狀況分析:包括環境分析、市場規劃、 SWOT 分析等三大步驟。

  這個階段最主要的功能是評估市場狀況,分析自己的強弱優機會及威脅,知己知彼才能打勝戰,這個步驟需要行銷、業務及產品研發的人共同協同作業才能緊密的瞭解與分析市場狀況,提出最佳方案供決策者做出決策。

策略制定:包括目標規劃、策略規劃。

  這個階段最主要的功能是將狀況分析後的決定,具體的規劃預定要達到的目標及達到目標的策略是什麼,實務上看到許多企業以走一步算一步、做一步想一步的「自然法則」,其達到目標的可能性當然大大的降低。

價值創造:包括四個執行步驟;產品開發、服務設計、產品製造、服務建置和物流配送。

  這個階段最主要的功能與研發管理的「產品發展」的意義很相近,不僅是將實際產品做出來,還必須將產品服務、產銷計劃及服務配送一併納入事前規劃,如此就能夠掌握問題並謀改進,創造企業在新產品或新服務的價值獲得。

產品銷售:包括四個執行步驟;廣告宣傳、人員訓練、產品 / 服務銷售和銷售評估。

  這個階段最主要的功能是將產品透過行銷與銷售的過程,打開市場進而擴大市場,為企業增進獲利創造股東價值。

客戶服務:包括三個執行步驟;服務顧客、服務控制和服務改善。

  網路發達的世代,除了提供好產品之外,也要提供好的服務,今年豐田汽車在美洲市場因煞車問題,讓一整年的獲利因單一的品質問題就把整年度的獲利賠光光,可見不只產品品牌重要,服務的品質也不可輕忽。

三、經營專案策略

  現今社會由於知識豐富與資料爆炸和教育訓練相當普及,一般經營管理者熟讀企業管理的知識技能,也成熟運用實務手法解決問題,但是面對新議題最困難解決的是未曾發生事件之案例處理未曾友經驗,或前瞻性未來可能發生的未知議題之處理,故需要創新的專案方式處理。

  因此新時代企業的經營從願景制定到願景實現的整個過程是一個標準的專案,因為它具有專案的獨特和短暫雙重特性,而且經營管理過程需要控制預算、管制時程、掌握品質、統合人力、規避風險等等、因此應用專案管理的知識和方法來管理企業的經營,可以獲得事半功倍的效果。

  一個完整而全面的經營專案管理知識體系,並將其歸納為五大階段,包括:經營專案的願景,經營管理的流程,包括願景制定、策略制定、經營規劃、經營管理和經營提升等階段。

  經營管理和專案管理的前後串聯關係的流程可以引導經營管理步驟的展開和進行,成為經營策略知識體系分述如下:

1. 願景制定階段的兩大步驟全部落在專案規劃階段。經營專案願景乃根據企業整體策略意圖 ,由企業最高經營者指定給經營團隊的企圖心。達成經營專案願景經營績效達成最高經營者的願景企圖。願景制定乃根據企業的使命、價值和企圖,分析企業所處的內外環境,然後制定企業願景和企業目標的過程,它是經營管理的第一個階段。

2.策略制定階段的兩大步驟,全部落在專案規劃階段。策略制定乃根據企業願景和企業目標,制定、評估和選擇達成願景和目標的可行策略的過程,它是經營管理的第二個階段

3.經營規劃階段的三大步驟,也全部落在專案規劃階段。經營規劃乃規劃達成企業目標和企業策略的事業單位經營計劃,以及功能單位經營計劃的過程,它是經營管理的第三個階段。

4.經營管理階段的兩大步驟,全部落在專案執行階段。依照企業經營計劃、事業經營計劃和功能經營計劃,管理企業人員、資源、流程、文化等等的過程,它是經營管理的第四個階段。

5.經營提升階段的兩大步驟,分別個在專案控制和專案結束階段。根據實際經營績效,改善和提升企業經營活動,以達到卓越管理和卓越經營的過程,它是經營管理的第五個階段。

  經營管理知識體系的層級模式,最上方是經營管理的架構,整個架構強調經營基礎建設的規劃和經營管理流程的設計,包括經營團隊能力,制度建立及資訊工具的使用。如果企業具備了嚴密的經營管理流程和厚實的基礎架構,就可以形成優於對手的經營管理文化。相關名詞分別定義如下:

(1) 團隊:所有經營團隊,包括高階、中階和低階的管理人員。

(2) 方法:執行經營管理活動可以使用的方法和工具。

(3) 制度:執行經營活動所需要的組織和流程。

(4) 資源: 執行經營管理活動所需要的人力、資金、材料、設備等等。

(5) 經營管理知識庫:可以儲存經營管理最佳實務的電腦化管理系統。

(6) 經營管理資訊系統:可以進行跨部門、跨企業甚至跨國經營管理和溝通的電腦化資訊系統,它可以提升經營管理的效率和及時性。

四、結語

  21 世紀對企業而言雖然競爭激烈,但企業擁有的資源與能力遠勝過個人,財富集中、貧富差距在本世紀粗已經日趨擴大,貧富差距恐怕會越來越嚴重,世界各國也難逃財政赤字不斷增加,企業追求利潤本為當然,但是也必須加重社會責任,分擔政府的部份責任,力行取之於社會,用之於社會的胸襟,如此,科技的創新發展,才能夠造福人群 。

http://www.epochtimes.com/b5/6/10/24/n1497251.htm http://tw.myblog.yahoo.com/jw!Jz7_moSWEQF.cKsESGQtvP9E/article?mid=737