公務機關改革之路

臺銀人壽保險股份有限公司行員 楊純宜

  自98年9月晉升為人民公僕一職--後,對於公務機關的體系有了更深層的認識。

  一般大眾所認知公務員的「特質」:沒效率、擺臭臉、服務毫無熱忱,其實這些「特質」的養成,一切都要從根源來檢討。

何妨以客為尊

  以我的工作來說,我是站在第一線的客服人員,難免有些特殊狀況需要請示總部的負責經辦,但常常是千呼萬喚也得不到總部最即時的回應,客戶已站在我面前多時,我實在愛莫能助,只能向客戶致上萬分的歉意,請他再等等。每當碰到這樣的狀況,總是難以理解為何總部的負責經辦這麼「難辦」?他們總是說「很忙」,總是無法先放下手邊事務,先協助處理現場即時的客戶需求?幾次的經驗讓我很是困惑,到底是我的人緣不佳還是他們比我們更可憐更忙碌,只是,眼睜睜的看這不滿的客戶離開,想想我的鞠躬哈腰是否就可以喚回他對公司的好感與繼續支持呢!公家單位沒有業績壓力,所以流失一個客戶也無所謂嗎?也許因為我來自私人機構,所以習慣把每個客戶都當成「寶」,假以時日我也會麻木不仁嗎?但是「以客為尊」是一種最基本的服務態度啊!我喜歡這種感覺,我也希望付出這樣的品質,但是當我無能為力時,內心是沮喪的!

何妨速效的採購

  資訊的日新月異絕不是廣告詞,電腦系統的功能增加時勢所趨,但這期間的漫長流程,總會讓出初入公職的我頭皮發麻,從最開始的提出需求、採購報價、驗收測試到正式上線使用,往往都已經是半年後的事了,而這寶貴半年對最初的需求可能早已不敷使用,又得再提出更符合目前作業的需求,接著又是漫長的流程。喔!想想為何台北的世貿資訊展,幾乎每半年就要辦一次大型商展,因為「推陳出新」啊!
另外因為每個月DM上的某些數據都會變動,故每個月都需要印製新的DM,往往經過冗長採購流程後,工廠印好的DM配送過來時已經是月底的事了,這批DM能用幾天?又要再印下個月的新DM了,然後又是冗長的採購流程以及紙張的浪費,「計劃趕不上變化」這句經典的話,讓我體會格外深刻!

何不以業績導向

  國營等於保守?業界已經熱銷到不行的商品,國營事業總是慢人家好幾步。首先要先提案,經過許多場漫長的會議,通過各部門主管的一一認可,確定這個提案是可行的、穩健的,才緩步趨前,這時先機早已被搶先。因為公務機關沒有業績壓力所以效率及效能不是最重要的,少做少錯嗎?

何時落實節能

  「節能省碳」已經是一句老掉牙的口號了,公務機關當然要以身作則。首先是午休時間關燈節約能源,再來是建立電子公文系統來傳遞公文,看似節能的背後,還是浪費了不少紙張;由於電子公文是傳到單位的公務電子信箱,並不是每位同仁的電子信箱,因此公務電子信箱內的公文,還需列印出來給每位同仁傳閱,這似乎有失節能省碳少紙化的美意啊!

  如何更有效率及效能的改進,根源都要從高層以身作則,最有速效吧!如果制定好明確的遊戲規則、共同遵循並力求實踐所有程序,自然基層同仁不敢拖延、遵守規則;但若高層習於保守,怕做錯不如就不做,即使基層同仁再有服務熱忱,都會被這些冗長又官僚的程序把雄心壯志給消磨掉了,進而轉化為一種無奈與順從,從此不再重視所謂的效率及效能,久而久之成為一種公務員的態度模式,而演化為所謂的「特質」。

  相對於民營單位來說,因為深怕沒業績而被扣薪裁撤,兢兢業業,努力作好客戶服務才能創造更好的服務品質,更有機會創高業績,每天都充滿活力與熱情。然而這套理念很少在公務單位看得到?若每位公務人員都以「客戶申訴」等於「扣薪水」為鑑,且主管也得受連坐處罰,那麼基層到高層互相尊重並協力合作,各個公務單位的效率效能應該能提高許多。

  再來是節能的部份,對於辦公室自動化的電子公文系統的使用,若能使每位同仁在點選公文時,同時建立一個確認回覆已收到的功能,那就可以不用印出來讓大家傳閱了!真正落實「無紙化」,這樣不知會減少多少紙張量、少砍多少棵樹啊!

  改革的路是很漫長的,在這個民主的社會,「老百姓就是政府的頭家」,唯有每個國民都重視自己的權益,向政府發聲,讓政府重視人民的需要,尊重納稅義務人的權益,積極督促各部門有效率有作為的進行改革,才能創造人民的福址,使國家進步,社會祥和。